Las planificaciones que no se cumplen

Uno de los grandes problemas que enfrentamos a la hora de comenzar un proyecto es precisamente la planificación y estimación del mismo, tanto en tiempo y esfuerzo como en dinero. En dependencia de la asignación de responsabilidades en la organización, esta tarea puede recaer en gerentes o en líderes y jefes de proyecto, o en todos.

Un proceso de contratación defectuoso, donde el interés del proveedor es ganar el cliente a toda costa, suele ser una de las causas principales por las que se incumplen los plazos o no se concluye con un cliente satisfecho, pero de la contratación estaremos conversando en otra ocasión.

Analicemos algunos de los problemas que pueden hacer que una planificación o estimación no se cumplan:

Información suficiente y experiencia.

Cuando se planifica y estima un proyecto siguiendo una metodología tradicional, un error común es hacerlo sin experiencia o información suficiente. En ocasiones el responsable de la planificación solo tiene una vaga idea de lo que realmente desea el cliente, no conoce al equipo de desarrollo ni sus habilidades y termina tomando decisiones erróneas que pasarán factura en la medida que avance el tiempo. La experiencia es fundamental, pues en base a proyectos anteriores, donde las actividades a desarrollar puedan ser similares, podría contarse con un criterio que permitiera estimar sobre la base de algo que ya se hizo; de esta forma no se terminaría usando el “método techo”, muy utilizado en estos días y que consiste en mirar hacia el techo y decir cifras aleatorias en días o meses.

Interacción defectuosa con el cliente.

La interacción con el cliente influye sobremanera en la planificación y estimación y hasta en el propio desarrollo y los cambios. Si se está desarrollando un sistema para una empresa y se debe interactuar con los departamentos de RRHH, Marketing, Atención al Cliente, Ventas, entre otros, esa gestión puede volverse prácticamente incontrolable. Cada área tendrá su propia visión de lo que necesita, su propia información a gestionar y se necesitará hacer una integración realmente cuidadosa para poder atender cada necesidad. También dependerá de la forma en que se distribuya el trabajo en el equipo.

Contar con el equipo, tener en cuenta sus criterios y experiencia.

En muchas ocasiones, la planificación llega al equipo como caída del cielo. Las asignaciones están dadas y se conocen entregables y fechas de entrega. Generalmente las fechas son inamovibles y el poder cumplirlas demostrará el compromiso del equipo para con la organización. Muchas veces no se tienen en cuenta las destrezas y habilidades ni se hace una planificación racional del trabajo. Esto crea equipos desmotivados y a la larga, provoca incumplimientos.

Alcance y cambios.

En el proceso de contratación, la premura por cerrar un contrato y ganar un cliente para la empresa, hace que el alcance no esté bien definido y aun cuando esté bien, durante el tiempo de duración del contrato pueden aparecer cambios. El proveedor se aseguró de blindar el alcance en el contrato y gestionar un cambio puede ser realmente un dolor de cabeza. No tener en cuenta la posibilidad de cambios en lo que desea el cliente y lo que es peor, no estar preparado para aceptarlos, puede marcar la diferencia de un cliente feliz y satisfecho a uno que no quiere hacer negocios nuevamente y que hablará mal del proveedor a todos cuanto conozca. En la planificación, hay que pensar en que siempre existirán cambios, si planifica sobre un alcance fijo, esa planificación es casi seguro que no se cumplirá.

Comunicación efectiva.

La comunicación supone un riesgo importante en la planificación. Cuando no existen canales adecuados y ágiles de comunicación con clientes, interesados e incluso con la gerencia de nuestra organización, las decisiones pueden retrasarse y dar al traste con la planificación pactada. Aunque te esfuerces, siguiendo el actuar tradicional de planificar y estimar, la probabilidad de no hacerlo bien es considerable. El control y seguimiento que se realiza al avance de un proyecto puede permitir detectar y corregir desviaciones e incluso malas interpretaciones referentes al trabajo que debe realizarse. El período entre estos controles y las personas que participen, determinarán en gran medida el éxito no solo de la planificación inicial, sino del proyecto en sí mismo.

Según el PMI’s Pulse of the Profession del 2015, el 55% de los proyectos finalizan cumpliendo el presupuesto inicial del proyecto y solo el 50% concluye de acuerdo a la planificación inicial. Dentro de las causas principales se pueden señalar:

• Reuniones de requisitos inexactas (38%).
• Cambios en los objetivos del proyecto (35%).
• Pobre o inadecuada comunicación (30%).
• Apoyo inadecuado del patrocinador (29%).
• Estimaciones de costos inadecuadas (29%).
• Estimación de tiempo de tarea inexacta (27%).

Por suerte existen formas en las que estos problemas pueden resolverse o al menos mitigarse. En mi próximo post estaré comentando sobre cómo podríamos proceder.

Agradeceré sus comentarios comentando su experiencia ante estas situaciones.